当企业有出口退税代办需求时，首先会与出口退税代理机构取得联系。此时，代理机构会根据企业出口业务的具体情况初步告知价格范围，一般而言，收费通常按出口退税金额的一定比例收取，比如常见的比例在1% - 3%左右，具体会因出口业务的复杂程度、出口金额大小等因素有所调整。

接着，企业与代理机构签订委托代办协议，协议中会明确双方的权利义务，包括服务内容、费用支付方式、退税进度跟踪等方面的约定。

然后，企业需要按照代理机构的要求准备相关资料。常见的资料有出口货物报关单、增值税专用发票、对外贸易合同、出口收汇核销单等。企业务必保证这些资料真实、完整、准确，若资料缺失或存在错误，将会影响退税办理的进度。

代理机构收到企业提交的资料后，会进行严格审核。审核内容包括资料是否符合出口退税政策要求，例如报关单上的商品信息与发票、合同是否一致，退税金额的计算是否正确等。

审核通过后，代理机构会协助企业向税务部门提交退税申报材料，通常通过电子税务局等官方渠道进行申报操作。

之后，代理机构会密切跟踪退税进度，及时与税务部门沟通协调。如果税务部门需要企业补充相关资料，代理机构会第一时间通知企业，确保申报顺利进行。

当退税款项成功到账后，代理机构会及时告知企业，并为企业提供后续的咨询服务，比如针对企业下次出口退税代办的建议等，保障企业在出口退税相关事务上的持续顺畅。